Software documentale
Il software documentale DocNet è uno strumento innovativo e completo in termini di funzionalità, che si distingue per l'indiscussa qualità dei contenuti e la flessibilità intrinseca che ne ha permesso l’integrazione nelle più disparate realtà aziendali del territorio nazionale. Alla base del successo di DocNet vi è una continua ed assidua attività di ricerca e sviluppo finalizzata al periodico aggiornamento delle tecnologie esistenti con conseguente adeguamento ai nuovi standard. Il tutto, nella prospettiva di realizzare un prodotto dalle elevate performance che contribuiscano a rendere il lavoro quotidiano di aziende e professionisti il più redditizio possibile e con un alto valore aggiunto.
La mission di DocNet è l’archiviazione di documenti cartacei e di files in forma digitale e la definizione del "workflow" aziendale, vale a dire la gestione del flusso dei documenti in ambito sia professionale (commercialisti, centri elaborazione dati, CAF, notai, avvocati, ecc..) che aziendale (aziende di qualunque dimensione, pubbliche e private, banche, compagnie assicurative, ecc...).
 |
DocNet è una procedura che consente di scansionare i documenti cartacei (fatture, DDT, contratti, ecc..), di riconoscerne gli elementi significativi (categoria, data, numero documento, importi imponibili, IVA, scadenza pratica, mittente, destinatario, ecc..) e di memorizarli, attraverso chiavi di ricerca, in un file nel formato adatto a generare movimenti di prima nota e scadenziario per i più diffusi programmi di contabilità. I documenti vengono trasformati in immagini digitali, files di tipo PDF o TIFF, attraverso un qualsiasi scanner. I documenti già presenti in forma digitale, in quanto generati da altro software o ricevuti come allegati di e-mail, possono essere comunque archiviati in modo organizzato secondo le esigenze aziendali in maniera tale da essere velocemente rintracciati e riprodotti.
I documenti, una volta acquisita la forma digitale, vengono catalogati ed archiviati nel database di DocNet. In qualunque momento è possibile rintracciare i documenti e riprodurli nel formato originale ( cartaceo o digitale ) oppure utilizzarli per ogni canale di comunicazione disponibile sulla propria postazione di lavoro ( mail intranet, internet mail, fax )
I documenti, una volta acquisita la forma digitale, vengono catalogati ed archiviati nel database di DocNet. In qualunque momento è possibile rintracciare i documenti e riprodurli nel formato originale ( cartaceo o digitale ) oppure utilizzarli per ogni canale di comunicazione disponibile sulla propria postazione di lavoro ( mail intranet, internet mail, fax )
Le modalità di memorizzazione e successiva consultazione dei documenti possono essere stabilite sulla base dell’organigramma aziendale, definendo un insieme di operatori, accessi, permessi all’utilizzo dei documenti in archivio.
Grazie alla funzione OCR, i dati presenti sul file da
archiviare, da utilizzare come chiavi di ricerca, vengono automaticamente rilevati evitando la digitazione manuale, andando così a risparmiare tempo e tutelandosi da eventuali errori.
 |
DocNet, è fruibile anche a mezzo Internet. Questa opzione, che non necessita l'installazione di alcun programma sul PC, è particolarmente interessante per quelle aziende che, avendo sedi o filiali sperse ovunque nel mondo, sono messe nella condizione di poter condividere documenti previo accentramento degli stessi in un database presente su un Web server.
Infine DocNet prevede, all'interno di un apposito modulo, la gestione automatica del processo di archiviazione sostitutiva: firma digitale, Marca Temporale ed Evidenza Informatica (impronta del documento).